Personen des Monats 10/09: Fiona Pelham und Matthias Schultze
Unsere Personen des Monats Oktober 2009 sind Fiona Pelham, UK – Vorsitzende des BS 8901, Gründungsmitglied von Positive Impact, Eventmanagerin und Matthias Schultze, Geschäftsführer des World Conference Center Bonn und Vizepräsident des Europäischen Verbandes der Veranstaltungscentren e.V.
Foto: Fiona...
Bringing people together and seeing the results, which come from face to face collaboration has always been a passion of mine. I’m fortunate enough to feel like I have the best job in the world because I work in the event industry, implementing, measuring and monitoring sustainability.
In 2004 I set up an event management company (Organise This) focused on planning events in a way, which was environmentally friendly and community involved. In 2004 I, naively, thought there would be numerous event management companies delivering this service. I was wrong, although there were a few pioneers, there was little evidence across the industry that sustainability was a key focus. Over the last 5 years I have learnt about the challenges and opportunities for sustainability in the event industry. Most importantly I have learnt that sustainability is an opportunity for the event industry to be creative and have a long term, successful future.
After almost a year in operation Organise This was planning events for a range of clients including corporate and public sector. It became clear quickly that while the client’s were interested in a sustainable event and the supply chain was saying that they could deliver it, sustainability was a misunderstood concept.
The first challenge to the adoption of sustainability within the event industry, in 2004 and today, is understanding what the word ‘sustainability’ means. When our team present to the event industry on this topic we use the British Standards definition (which draws on the Brundtland definition): ‘An enduring and balanced approach to economic activity, social progress and environmental responsibility’.
A clear understanding of sustainability as a balance between social, environmental and economic factors is vital.
In response to this challenge in 2005 Organise This was a founding member of Positive Impact a not for profit education project designed to educate the event industry on how to implement sustainability. Positive Impact is now run internationally and event planners, venues and suppliers who attend the workshops learn about practical steps from lowering energy to engaging with local communities.
The second challenge to the adoption of sustainability within the event industry is the varied nature of events and the fact that we are still continually improving how we can live in a more sustainable way. Location, attendee numbers, menu choices, marketing materials and event content are just some of the areas, which will change on an event by event basis. It is near impossible to state that there is one ‘right’ way for the industry to behave in order to implement sustainability. A common example discussed within the industry is the best way to purchase floral decorations. Should the flowers be sourced locally? If local means Europe, during the colder months, will the energy required to grow the flowers be more than the transport mileage from a hot country, such as South Africa? What about the local economy in South Africa, which depends on the sale of these flowers - is it better that the income goes there?
It is easy to see how with every decision we take there are implications for sustainability and many may feel that it’s too difficult to know the ‘right’ answer so to avoid criticism the best thing to do is nothing.
Over the last 5 years there have been more solutions coming to the market to help the event industry with these difficult questions. In 2005 work began on a new British Standard BS8901, specification for a sustainable event management system, a framework to support the implementation of sustainability within an event. BS8901 was created in response to the London 2012 Olympic Games bid having a strong focus on sustainability and recognizing the need for a framework specific for the event industry. I was fortunate enough to chair BS8901, which since launch in 2007 has been implemented worldwide and has now started its journey to become an international standard (ISO). There have been some fantastic examples of events working to implement sustainability and share their learnings. In 2008 Meeting Professionals International, an association of over 23,000 event proffessionals, was the first event to implement the management system with 3rd party certification Attendees to the event had the opportunity to volunteer on a community project, attend education sessions on sustainability and see the venue’s waste management strategy.
The third challenge to the adoption of sustainability within the event industry is the industry’s perception that ‘their clients are not asking for this’. Despite there being a growing number of strong case studies on how sustainability can be implemented within an event (including the Austrian Swiss Euro 2006 Case Study) there is still resistance to this positive change. Should it be the role of the client to demand the implementation of sustainability within an event or is it the role of the event manager to provide a default sustainability service?
I attended an event a few years ago on the topic of sustainable tourism. Before the expert panel had been able to introduce themselves a delegate had voiced a concern that the event, being held in the UK, had bottled water on the table, which had traveled from another European country. No matter how great the speakers at the conference or the content, which they were going to discuss, the bottled water had set the tone for the conference and it was not good. Can the event industry risk losing clients and ruining client events by failing to pay attention to the details of sustainability because their client ‘didn’t ask for it’?
The great thing about the challenges, which the event industry is facing is that with education and an encouragement to think creatively and explore new options, these challenges can be overcome.
Travel is an unavoidable part of an event and has obvious negative environmental impacts. Technology now exists which removes the need for face to face meetings, so the argument could be made that certain sectors of the event industry (including business meetings and educational events) are no longer required. Taking steps to implement sustainability within all stages of an event and measuring and reporting on that is a strong strategy to communicate that although aspects of an event may have negative environmental impacts, which are out of the industry’s scope of control there are also positive areas of economic, social and environmental impacts from an event.
There is a clear opportunity for the event industry to show leadership to other industries on how the implementation of sustainability can make a positive environmental, economic and social difference. In September 2009, the first meeting of the advisory board for the Global Reporting Initiative’s event sector supplement took place. This work will provide a reporting framework for the event industry to be able to report quantitatively and qualitatively on their sustainability results. The Austrian and Swiss hosting of the European football championships was a key catalyst for this work, as the organizers recognized there was no framework for reporting on sustainability within an event.
The GRI reporting framework will provide the industry with a recognized structure to report on the sustainability impacts of an event. It will also be a solution to the inevitable ‘greenwash’, which there is some evidence of within the industry. For example events or suppliers who claim ‘carbon neutrality’ will have to do more than offset if they are implementing the BS8901 framework and reporting using the GRI guidelines.
Over the next few years I believe the event industry will continue to show leadership in the implementation, measurement and reporting on sustainability. By the start of the London Olympic Games in the summer of 2012 the industry will have a management system (BS8901), a reporting system (GRI) and an example of an event, where sustainability has been considered from the start.
Since 2004 I have been fortunate enough to be part of a growing business and work with a team who are passionate about the positive difference they are making. In December 2009 we will launch Sustainable Events Ltd a company focused on providing support with the implementation, monitoring and measurement of sustainability within the event industry. The continued growth of Organise This, an event management company delivering sustainable events, and Positive Impact, a sustainability education provider to the event industry, is evidence that the event industry is recognizing the opportunities and benefits of working in a sustainable way.
With BS8901 and the GRI Events Sector Supplement, the event industry is in a fortunate place because it has the frameworks it needs to be able to implement and report on sustainability. There are clear risks if the industry does not take advantage of these frameworks or continue to take steps to be sustainable.
The power of the results of face to face meeting should not be underestimated and every small step taken to ensure that a face to face meeting is planned in the most sustainable way possible will make a difference.
Fiona@organisethis.co.uk
www.organisethis.co.uk
Zur Person:
Fiona Pelham ist UK Vorsitzende des BS 8901, dem britischen Standard für nachhaltiges Eventmanagement, der von der British Standard Institution folgendermaßen definiert wird: "An enduring, balanced approach to economic activity, environmental responsibility and social progress". In diesem Sinne sollen der Mensch, die Umwelt und genauso auch der Umsatz von nachhaltigen Veranstaltungen profitieren. Fiona Pelham ist selbst Eventmanagerin. Sie ist Geschäftsführerin von Organise This, einem Eventmanagementunternehmen das sich auf die nachhaltige Planung und Gestaltung von Veranstaltungen spezialisiert hat.
Über Organise This
Organise This hat im Zuge des Manchester International Festivals im Juni 2007 zum ersten Mal die Standards von BS8901 umgesetzt und ist Preisträger des Manchester City Council Gold Environmental Award. Organise This ist zudem Gründungsmitglied von Positive Impact, einem nicht gewinnorientiertem Projekt das Seminare und andere Bildungsangebote im Sinne der BS 8901 für die Eventindustrie anbietet. Organise This hat zudem ein online tool herausgegeben, das Veranstalter bei der Umsetzung und Messung der Nachhaltigkeit ihrer Events unterstützt.
Foto: Matthias...
„Green Meetings“ in der Veranstaltungsbranche
Im März dieses Jahres haben wir Vertreter der Veranstaltungsbranche sowie von Unternehmen und Verbänden zur ersten Fachkonferenz GreenMeetings Germany ins World Conference Center Bonn eingeladen. Aufbauend auf den Ergebnissen dieser ersten Fachkonferenz wurde das Projekt Green Meetings & Events initiiert. Mit diesem Projekt verfolgen wir das Ziel, konkrete und operable Handlungsempfehlungen zur Optimierung der ökologischen Rahmenbedingungen für Veranstaltungsstätten und Destinationen zu entwickeln. Dadurch sollen die durch das Veranstaltungsgeschäft verursachten Umweltauswirkungen nachweislich gesenkt werden. Partner des Projektes unter der Federführung des Europäischen Verbandes der Veranstaltungscentren e.V. (EVVC) sind das World Conference Center Bonn und das German Convention Bureau sowie das Zentrum für Umweltkommunikation der Deutschen Bundesstiftung Umwelt (DBU) und weitere Fachleute.
Viele bereits existierende Ideen und Gedanken zum Thema „Nachhaltiger Tagen“ sind gut. Wichtig ist, dass Dinge umgesetzt werden und dass die entsprechenden Werkzeuge geschaffen werden. Nachhaltigkeit mag ein Modewort und in aller Munde sein, der häufige Gebrauch des Begriffs führt aber dazu, unser Bewusstsein für diese Themen zu verstärken. Und mündet schlussendlich hoffentlich in den entsprechenden Aktivitäten.
In Bonn gibt es beispielsweise das Projekt Sustainable Bonn, eine Initiative von 30 Partnern aus dem Hotel-, Catering- und Kongressbereich, die es sich zum Ziel gemacht hat, Veranstaltungen in Bonn nachhaltiger auszurichten. Mit Maßnahmen wie z.B. der Investition in Blockheizkraftwerke, neuer Kooperationen im Mobilitätsbereich, der Schulung von Mitarbeitern oder der Umstellung bei Zulieferern werden unterschiedliche Bereiche bedient und eine ganzheitliche Herangehensweise ermöglicht.
Mit dem neuen Bonn Sustainability Internetportal bündeln wir die nationalen und internationalen Informationen, Veranstaltungen und Publikationen, die in Bonn im Bereich der Nachhaltigen Entwicklung bestehen. Wir bieten damit aus der Perspektive von hier ansässigen Institutionen und Unternehmen einen Überblick über das wichtige Themenfeld der Nachhaltigkeit, für das in Bonn und im World Conference Center Bonn Antworten für die Zukunft gefunden werden. In unserem Kompetenzfeld der Nachhaltigkeit initiieren wir außerdem Veranstaltungen wir die GreenMeetings Germany Fachkonferenz im März oder den Ersten Elektro Mobil-Kongress im Juni dieses Jahres.
Der EVVC hat in diesem Jahr eine neue Vorstandsposition für den Bereich Corporate Social Responsibility / Nachhaltige Entwicklung geschaffen. Dementsprechend wird der EVVC zukünftig einen Schwerpunkt auf die drei Teilbereiche der Nachhaltigkeit legen. Das Thema Ökologie steht im Mittelpunkt der Fachkonferenz „GreenMeetings and Events“ Germany, die das World Conference Center Bonn gemeinsam mit dem EVVC jährlich im Frühjahr veranstaltet. Die Ökonomie wiederum steht im Fokus der im zweijährigen Rhythmus stattfinden Difu-Tagung in Berlin. Die Soziale Dimension der Nachhaltigkeit ist Schwerpunkt der Management-Fachtagung des EVVC im Herbst jeden Jahres. Hier will der Verband seine Mitglieder unterstützen in den Themen Personalentwicklung, soziales Engagement aber auch aufrufen zu Sensibilisierung der Mitglieder und deren Mitarbeiter für alle Themen rund um Corporate Social Responsibility.
Nachhaltigkeit darf keine Idee bleiben, der der Ruf des Beliebigen anhaftet. Kein Modetrend, den man für Marketingaktionen nutzt wenn es gerade passt. Nachhaltigkeit sollte für uns wieder zur Tradition werden, verortet im Bewusstsein aller Menschen. Der Philosoph Odo Marquard gibt mit dem Satz „Zukunft braucht Herkunft“ klar vor, wer heute die Verantwortung für die Zukunft hat. Zukunft kann nur heute gestaltet werden. Packen wir es an. Es lohnt sich – für alle!
Kontakt: www.worldccbonn.com/Geschaeftsfuehrung
www.worldccbonn.com
Zur Person:
Matthias Schultze (38) ist Geschäftsführer des World Conference Center Bonn und Vizepräsident des Europäischen Verbandes der Veranstaltungs-Centren. Der Betriebswirt absolvierte sein Studium an der Hotelfachschule in Heidelberg mit dem Schwerpunkt Hotel- und Tourismusmanagement. Matthias Schultze war im nationalen und internationalen Hotel- und Kongressmanagement u.a. für Hilton International tätig, die Schwerpunkte lagen hierbei in den Bereichen Business Development, Sales & Marketing, Finance und Operations.
Bonn als Konferenzort:
Das World Conference Center Bonn besteht aus dem ehemaligen Plenarsaal des Deutschen Bundestages sowie dem Wasserwerk. Ab April 2010 bietet der Erweiterungsbau mit angeschlossenem Hotel Platz für Veranstaltungen mit bis zu 5.000 Personen. „UNO in Bonn – für nachhaltige Entwicklung weltweit“ – das Motto der Vereinten Nationen im UN-Campus direkt neben dem World Conference Center Bonn ist Leitmotiv auch für Bundesministerien, Wissenschaftseinrichtungen und Nichtregierungsorganisationen des internationalen Standortes. Als Konferenzort steht Bonn für Nachhaltigkeitsthemen von Klima über Frühwarnung bis biologische Vielfalt. Im sogenannten Kompetenzfeld der Nachhaltigkeit initiiert und unterstützt das World Conference Center Bonn auch selber Veranstaltungen wie z.B. in diesem Jahr die Fachkonferenz Green Meetings Germany oder den Ersten Elektro-Mobil Kongress.
Statements zum Thema
Das Thema des Monats 10/09 "Nachhaltige Organisation von Veranstaltungen" stellt die Konzeption von nachhaltigen Events vor und zeigt Beispiele aus Österreich und dem internationalen Umfeld auf.
Im Dialog des Monats 10/09 beantworten Elisabeth Freytag, Abteilungsleiterin EU-Angelegenheiten Umwelt und Manfred Koblmüller, Ökologie Institut, grundlegende Fragen zu nachhaltigen Veranstaltungen.
12.10.2009, Nachhaltigkeit Personen & Ansichten